Først i slutningen af i år sender de danske regioner udviklingen af et nyt IT-system til ambulancevagtcentralerne i udbud, men regionerne har allerede nu taget hul på moderniseringen af ambulancetjenestens IT-systemer og implementeringen af SINE. Det skal ske gennem anskaffelsen af nye PC'er til alle landets ambulancer, akutbiler og lægebiler samt udviklingen af software, der skal anvendes til kommunikation med vagtcentralen og til navigation og statusmeddelelser.

De nye PC'er og den tilhørende software - den såkaldte mobilapplikation - er første fase i en omfattende modernisering af IT-systemerne i ambulancetjenesten. Næste fase bliver et nyt IT-system til vagtcentralerne, hvor regionerne i dag lejer Falcks aldrende EVA2000-system. Det system forventer regionerne at sende i udbud i slutningen af i år. Den tredje og sidste fase bliver en ny ambulancejournalløsning, som sendes i udbud senere.

Alle fem regioner er gået sammen om de tre IT-projekter, og projekterne styres af den fælles enhed P-VIT (Projekt Vagtcentral IT), som skal koordinere fælles indkøb og IT-udvikling på tværs af regionerne. P-VIT har en overordnet styregruppe med repræsentation fra de fem regioner, og styregruppen udgør ledelsen af et nyt P-VIT-sekretariatet, der skal koordinere de kommende IT-leverancer. Der er desuden etableret en projektorganisation med en projektkoordinator i hver region.

Mobilapplikation skal sikre kommunikation med vagtcentral

I første omgang koncentrerer regionerne sig om anskaffelsen af det IT-system, som skal placeres i de enkelte ambulancer, akutbiler, lægebiler og sygetransportvogne.

Regionernes mål med det nye IT-system er at sikre, at disponeringen af kørsler er uafhængig af, hvilken entreprenør der varetager selve ambulancekørslen. Systemet skal endvidere sikre et hurtigt og effektivt beredskab, hvor opgaverne udføres korrekt og med en optimal udnyttelse af ressourcerne. Et af problemerne med EVA2000 er, at mulighederne for afrapportering er begrænsede, og det nye IT-system skal derfor skabe mulighed for, at regionerne kan bearbejdning data om udrykningerne i deres beslutningsstøtte- og rapporteringsværktøjer.

Det nye udstyr består af PC'ere til montering i køretøjerne samt software i form af en mobilapplikation. Den nye mobilapplikation skal kunne sende opgaver fra vagtcentral til køretøjerne, formidle kommunikation mellem vagtcentralen og medarbejdere - både som tekst, position og tale - sikre navigation i køretøjerne, give vagtcentralen information om status for køretøjer, opgaver og mandskab samt understøtte samarbejdet mellem regionerne. Desuden skal PC'erne i ambulancerne kunne anvendes til den kommende EAJ (Elektronisk Ambulance Journal).

I første omgang skal systemet kommunikere med EVA2000, men når regionernes nye IT-system på vagtcentralerne er klar, så skal dette system anvendes i stedet.

Samlet omfatter regionerne første IT-projekt anskaffelse af mobilapplikation, der skal udvikles, tilpasses, testes og indkøres. Desuden skal der anskaffes hardware, herunder trykfølsom skærm, samt operativsystem, og PC'en skal installeres i køretøjerne, ligesom der skal installeres de allerede indkøbte SINE-terminaler. Endvidere skal der leveres service og vedligeholdelse, herunder teknisk support on-location. Hele den opgave har regionerne samlet i ét udbud, som netop er blevet offentliggjort.

Formentlig belært af den seneste tids mange problemer med specialudviklede IT-systemer til det offentlige ønsker regionerne, at leverandøren baserer ambulancernes nye IT-system på et eksisterende standardsystem, som allerede skal være udviklet og afprøvet. Dette system skal så suppleres med tilpasninger og konfiguration, der dækker regionerne specifikke behov.

Fælles udbud og koordineret udrulning

Der er tale om et samlet udbud for alle regionerne, men der indgås formelt en selvstændig leverancekontrakt og vedligeholdelseskontrakt med hver region. Hele leverancen håndteres dog så vidt muligt som én fælles, tværregional anskaffelse med en fælles projektorganisation, der er forankret i P-VIT-sekretariatet. Udrulningen af leverancen i de enkelte regioner sker efter en fælles udrulningsplan, så udrulningen sker i et koordineret forløb. Regionerne Sjælland og Hovedstaden har dog særstatus i forbindelse med udbuddet, idet deres del af leverancen er en option - de to regioner vil således kunne vælge, at de alligevel ikke deltager i den fælles anskaffelse.

Regionerne har ikke tradition for at håndtere løsninger til mobile enheder, så der findes ikke i dag en organisation til at håndtere nogen form for support på ambulancernes kommende IT-system. Derfor skal IT-leverandøren også kunne levere omfattende service og support for at dække regionernes behov for stabilitet og høj grad af tilgængelighed på løsningen.

Den kommende kontrakt mellem regionerne og den udvalgte leverandør bliver formentlig en af de største IT-kontrakter indenfor beredskabet, og den får en løbetid på seks år med mulighed for forlængelse i yderligere et år.

Kontrakten tildeles den leverandør, som giver det økonomisk mest fordelagtige tilbud, men i den vurdering vægter prisen kun med 50 %. Funktionaliteten af den tilbudte løsning vægter med 20 %, kvaliteten i service og support vægter 20 % og håndteringen af installationen vægter 10 %. Tilbudsfristen er den 6. september 2010, og kontrakten forventes underskrevet i november. Derefter har leverandøren 160 dage til at få systemet udrullet i hele landet - ellers udløser det en bod på 5 % af kontraktsummen pr. påbegyndt måned.